REUNION DU TRAIL 3 CHAPELLES DU 12 JANVIER 2017.

Présents : Yves JOUBAUD, Alain & Claudine JOUBAUD, Antoine Didier MARCHAND, Guillaume
BROHAN, Francine DANIEL, Michèle FRANCOIS, Béatrice BRETON, Laurent & Colette ROUXEL, Patrick
GASTAUD, Roland VAILLANT, Serge & Elisabeth RIO, Maxime JOLLY, Noël LEPRIOL, Marc TALLAVERA,
Marie Hélène DANILO, Jacques GOUIN par Téléphone,
Excusés : Isabelle HURTEL, Alain MAHE

Vœux d’Yves à toute l’assemblée qui est nombreuse aujourd’hui.
Yves nous présente Marc TALLAVERA, Président de l’OMSCL qui assiste à sa première réunion au sein du TRAIL.
Nouvelle recrue également Maxime JOLLY, qui vient en renfort à Roland et qui sera le bienvenu pour le remplacer lors de son départ (on l’espère, il n’a pas dit non).

INTERSPORT

La convention n’est pas encore signée, mais c’est pratiquement identique à SHOBY donc on décide de travailler avec le local, ayant travaillé 3 années de suite avec SHOBY.
Moyennant l’achat de 500 sacs à 4€ avec impression chez INTERSPORT, sac présenté par Yves, au début nous ne trouvions pas le sac au top, Jacques non plus, mais les coureurs présents ce soir le trouvaient pas mal ; donc accord pour l’achat de ce sac finalement.
Jacques prévient SHOBY que l’on ne travaille pas avec eux cette année.
Claudine fait le point avec Francine sur tous les sponsors à mettre sur le prospectus.
Pour le prospectus remettre 2 fois le Logo INTERSPORT et supprimer SHOBY, mettre un bulletin d’inscription papier téléchargeable.
Demande d’autorisation à faire à RADIO France ARMORIQUE : Marie Hélène.
A ce jour une soixantaine de participants inscrits dont 32 de ROSNY dont il manque les certificats médicaux, Jacques se charge de les recontacter.
Jacques nous fait savoir que Patrick a bien travaillé pour le site internet du TRAIL, qu’il a rajeuni à la mode dernier cri ; ne pas hésiter à aller le consulter et faire des commentaires.
Marie Hélène verra avec Patrick pour mettre un lien intranet via le menu du site avec un mot de passe pour que chacun aille consulter les comptes rendu de réunion.
Demande d’Yves de revoir le règlement pour ne pas avoir de problème le jour du TRAIL, règlement lu par Maxime (œil neuf) et ayant apporté quelques changements ; corrigé par Marie Hélène sur le site.

Jacques propose que cette 21 édition du TRAIL soit parrainée par un grand champion Mickaël THOMAS, qui fut entre autre champion de France de semi- marathon en 2002.
C’est ok bien sûr pour tous.

Circuits
Serge fait savoir qu’il y a quelques soucis, arbres abattus, constructions, donc nettoyage à prévoir sur nouvelles petites portions et pour le 43 km à remesurer voir à aller sur Bouée d’or et St Fiacre mais pas de déviations prévues dans dossier.
Roland fait savoir que les vététistes pensent investir 800€ pour la signalétique, est-ce que le TRAIL veut y participer ? L’OMSCL n’a pas été invitée à la prochaine AG des vététistes !
Les randonneurs et les coureurs sont demandeurs de nouvelles signalétiques plus modernes (tel que main et autres). Bilan du TRAIL également que les arrivées sur route soient signalées.

Départs et Arrivées
Prévus au même endroit. 2 Arches la COM- COM et INTERSPORT.
Parkings : salles, éviter le parking sur le bord de la route, mettre rubalise la veille.
Serge voit avec Marie Claude pour barrer la route du château d’eau (déviation par château Gaillard)
Sous Cancave par la route.
Béatrice va faire la demande de 100 piquets à la coopérative comme l’an dernier pour la rubalise.
Yves fait la demande pour la Croix Rouge et le Médecin.

A l’intérieur de la salle
Pas de consigne cette année : (gardiennage affaires, cause attentat)
A gauche tables pour inscriptions jour et retrait des dossards : Roland, Jacques, Patrick, Maxime.
Contrôle des licences et des Puces
Remises des Puces, des Dossards, et des Lots en même temps.
Inscriptions manuelles : Francine, Isabelle, Claudine.
Claudine veut bien récupérer les lots et les distribuer le jour.
Il faut une vingtaine de bénévoles pour les couloirs aux départs pour toutes les formalités
Prévoir également une table pour les dossiers à problèmes (non complet ou autre) 80% des dossiers sont complets.
10 heures ouverture de prise de dossard, le rush entre 11h et 12h.

Informatique et ligne d’Arrivée

Prévoir 5 à 6 ordinateurs portables : Jacques 1, Roland 1, Maxime 1, CCPR 1, et ????
1 routeur et une imprimante ; Roland fourni cette année, le matériel de la CCPR sera à récupérer.
Marc demande à la mairie pour récupérer un vidéo projecteur.
Prévoir un carton pour récupérer les dossards en fin d’épreuve
Prévoir la sono pour la salle (voir Thomas)
Voir avec INTERSPORT pour les gros lots : Vélo budget 200€ + Montre connectée, Go Pro Caméra.
Yves doit voir aussi avec INTERSPORT pour avoir des dossards de 3 couleurs différentes et de plus, il ne faut pas deux fois le même numéro (1 à 500, 501 à 1000, 1001 à 1500)
Les puces sont associées au numéro du dossard.

Podium

Didier sera au Podium avec Serge pour les résultats
Il pense faire le tirage au sort des lots après toutes les inscriptions.
3 lots (paniers garnis ou lots INTERSPORT à la meilleure équipe sur 3 personnes et un grand panier pour le club le plus représenté)
Prévoir une personne pour retirer les lots tirés au sort. Remise des lots au Podium.
Marie Hélène contact le journal CACTUS pour faire pub du TRAIL.

Repas
Jacques parle aussi des inscriptions possibles sur klikégo pour les repas ; lien.
Contrôler le nombre de repas également (250 maximum + 30 bénévoles)
Noël et Laurent ont prévu le repas avec JAGOURY
(OSSO BUCCO de dinde, Gratin de Légumes, Fromage, Dessert)

Roland rappelle la formation le 20 Janvier pour le logiciel de courses
Il pense également redemander les chocolats comme l’an dernier, chez CARGILL, mais nous devons faire des photos pour les remercier

Prochaine Réunion
Jeudi 9 Février 2017 à 20h30 à la Salle de l’OUST